6 documentos que toda escuela de tenis debería crear - Lisandro Caravaca

6 documentos que toda escuela de tenis debería crear

En este artículo vamos a poner el foco en la gestión de la escuela de tenis, ya sea en una academia, en un club, en una instalación municipal. A menudo comprobamos que aún hay muchas carencias en la parte organizativa y comunicativa dentro de estas organizaciones debido a una falta de recursos y de formación, principalmente.

Desde esta agencia y a través de este blog nos esforzamos por impulsar al sector del tenis para que sea más estratégico y más competitivo y esto le conduzca al éxito. A veces se precisan nuevas formas de proceder. Hoy compartimos 6 documentos que, en nuestra opinión, toda escuela de tenis debería tener en mayor o menor extensión y detalle. Son documentos prácticos, de gestión, para el día a día:

1. Dossier de presentación

El dossier de presentación es un elemento indispensable. Puede ser genérico o específico para un servicio en concreto (ejemplo: escuela de competición). En cualquier caso, el dossier debería contener, al menos:

a) Portada, b) introducción/presentación, c) etapas/niveles, d) método, e) instalaciones, f) actividades, g) aspectos organizativos (ratio/pista, recuperaciones, etc.), h) cuotas y precios, i) calendario, j) patrocinadores, k) datos de contacto. Otros apartados relevantes pueden ser: proyecto de responsabilidad social, novedades para este año, etc.

Bonus: Además, sería interesante disponer de complementos adicionales que se pueden adjuntar al dossier como unas buenas tarjetas de visita y, por qué no, un vídeo de presentación.

 

2. Hoja de servicios y precios

La hoja de servicios y precios o tarifas puede ser un extracto del dossier general, por ejemplo. De todos modos, siempre es interesante poder disponer de esta información de manera separada para cuando se solicite. Cada vez es más habitual que nos pidan precios y condiciones por redes sociales, por mensajes o por correo electrónico. Parece elemental, ¿verdad? 

3. Proyecto deportivo de la temporada

El proyecto deportivo es un documento que sirve de hoja de ruta para la temporada. Se debe revisar como mínimo una vez al año. Como en la mayoría de los casos se sigue el calendario escolar, lo ideal es elaborar y presentar este proyecto antes del inicio de cada temporada. Puedes organizar un acto de presentación, una reunión en la que convoques a todos los interesados y, acto seguido, puedes colgarlo online para que se pueda consultar libremente.

Entre los apartados del documento, se incluyen:

a) Bienvenida, b) Descripción, c) fundamentos, d) objetivos generales y específicos, e) etapas de formación (niveles), f) destinatarios, g) actividades, h) calendario, i) recursos humanos (equipo), j) recursos materiales, k) aspectos organizativos, etc.

4. Guía metodológica (guía del coach)

La guía metodológica es un manual que sirve de referencia para el entrenador de tenis. Se trata de una propuesta metodológica basada en los principios de aprendizaje. Deberá estar adaptada a todos los niveles y etapas que se aborden en la escuela: minitenis, iniciación, perfeccionamiento, competición y alta competición.

Este documento elaborado por el director técnico (o head coach) debería incluir al menos los siguientes apartados:

a) Introducción, b) Objetivos, c) Explicación del método de enseñanza-aprendizaje en la escuela, d) Contenidos trimestrales, e) Fichas de sesiones, ejercicios y juegos con sus correspondientes progresiones y materiales, f) Planilla de entrenamientos/sesiones, g) Calendario de acciones y eventos, h) Calendario de competición, etc. i) Pautas de relación con los padres j) Normas de comportamiento y convivencia (puntualidad, higiene, vestimenta, seguridad, etc.)

Además, podemos incorporar los siguientes anexos: Ficha-modelo de matriculación de alumnos. Ficha-modelo de consentimiento de recogida y cesión de datos e imágenes. Ficha-modelo de la hoja de asistencia.

5. Plan de comunicación y marketing

Tu escuela de tenis necesita un plan de marketing como el respirar. Y, dicho sea de paso, no se le da todo el valor que merece. Este documento es otra hoja de ruta que nos ayuda y exige pensar, repensar, planificar y organizar qué comunicamos, cómo, para qué, a quién, dónde y cuándo. Algunas de las partes de un plan de comunicación son:

a) Análisis de situación (análisis de nuestra marca, de la competencia y del sector), b) Público objetivo (público actual y potencial), c) Objetivos generales y específicos, d) Estrategia, e) Protocolos de comunicación, gestión y crisis. Incluye: canales, herramientas, acciones, calendario de trabajo + calendario editorial, f) Posicionamiento SEO, g) KPIs / Métricas.

6. Dossier de patrocinio

Siempre estamos hablando de que la escuela (por no hablar de los jugadores) necesita patrocinadores para cubrir las inversiones tanto de material como económicas. Es cierto… pero con decir «busco sponsors» no conseguimos nada. Para esto, deberíamos crear un atractivo dossier de patrocinio en el que, entre otras cosas más generales, se detalle qué se necesita, cómo se va a distribuir la inversión (modalidades de patrocinio) y se especifique claramente qué pueden ofrecer a cambio a la empresa.

Ningún viento es favorable para quien no sabe dónde va.

No vemos resultados cuando no nos planteamos objetivos.

No avanzamos cuando no tenemos una estrategia.

No rentabilizamos cuando nos falta formación.

Todos los documentos deberían guardarse en formato .pdf para su distribución. Algunos podrán estar disponibles en la página web para su descarga directa y otros serán de uso interno.

¿Consideras necesarios estos documentos? ¿Echas en falta alguno que no hayamos mencionado?

¿Podemos ayudarte? ¡Manos a la obra! Contacta con nosotros.

Guía para aprender a conseguir patrocinadores en el tenis

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